Własny sekretariat, odpowiedzialny między innymi za obsługę telefoniczną, kojarzy nam się z wielkimi i solidnymi firmami. Prestiż takiej firmy jest zdecydowanie większy, poza tym w oczach klientów uchodzi ona za bardziej profesjonalną. Niestety, utrzymanie tradycyjnego sekretariatu wiąże się z dużymi kosztami – to nie tylko pensja pracownika, ale także wyposażenie, sprzęt oraz wynajęcie biura. Skutecznym rozwiązaniem może okazać się tutaj nawiązanie współpracy z wirtualnym sekretariatem.
Na czym właściwie polega ta usługa? Jest to jeden z elementów tzw. działań outsourcingowych, czyli wykorzystywania zasobów z zewnątrz. Decydujemy się przekazać nasze obowiązki innej, ściśle wyspecjalizowanej w konkretnej dziedzinie firmie. Outsourcing pomaga nam zmniejszyć własne wydatki – nie musimy zatrudniać sztabu ludzi, aby prowadzili nasze biuro. Wystarczy powierzyć to zadanie wirtualnej asystentce, która zajmie się wytyczonymi zadaniami, od prowadzenia dokumentacji po odbieranie i segregację korespondencji. Co więcej, pracownicy takich biur to osoby wykwalifikowane i profesjonalne, posiadające szeroką wiedzę i umiejętności, dzięki czemu mamy pewność, że będą świetną wizytówką naszej firmy. Kolejną zaletą korzystania z usług wirtualnych biur jest brak konieczności kupna odpowiedniego oprogramowania czy sprzętu, a także późniejszego wdrażania nowych pracowników.

Zawsze w kontakcie

Wszyscy doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że nie zawsze wszystko idzie po naszej myśli. Korki, wypadek na drodze czy nagła zmiana planów często rodzą kolejne, zawodowe problemy. Niestety, często zdarza się, że największe trudności pojawiają się, kiedy akurat oczekujemy na bardzo ważny telefon. Z pomocą wirtualnego asystenta możemy jednak zapanować nad sytuacją. Na specjalne żądanie przekieruje on wszystkie przychodzące połączenia na nasz prywatny numer, dzięki czemu nasi rozmówcy nie będą wiedzieć, że znajdujemy się poza biurem.

Poinformuj klientów o urlopie lub wyjeździe służbowym

Gdy wybieramy się na urlop, lub czeka nas długi wyjazd służbowy, staramy się poinformować naszych klientów i partnerów biznesowych w jak najlepszy sposób. Niestety, rzadko kiedy klienci monitorują informacje pojawiające się na naszej firmowej stronie internetowej, zaś nagrany na automatyczną sekretarkę komunikat o chwilowej niedostępności nie jest zbyt profesjonalnym rozwiązaniem. Pomóc może nam jednak wirtualna asystentka, która w naszym imieniu wykona połączenia do wybranych klientów czy partnerów, powiadamiając ich o tym, kiedy będzie można się z nami skontaktować. W porównaniu z nagranym komunikatem rozmowa z żywą osobą jest o wiele bardziej profesjonalna i komfortowa, ponieważ konsument ma możliwość uzyskania bardziej szczegółowych informacji. Wirtualna asystentka odpowie także na pytania zadawane przez naszych partnerów biznesowych oraz zaproponuje im dogodny termin spotkania już po naszym powrocie. 

Porządek w informacjach

Decydując się na skorzystanie z usług wirtualnej asystentki, dostajemy także możliwość łatwiejszego segregowania ważnych dokumentów. Osoba na tym stanowisku, poza odbieraniem połączeń i udzielaniem informacji o naszej spółce może także sporządzać notatki z przeprowadzonych rozmów. Dzięki temu rozwiązaniu zawsze będziemy na bieżąco, nie tracąc przy tym cennego czasu. Co więcej, wirtualne biuro może codziennie przesyłać nam na maila wszystkie wykonane w danym dniu rozmowy, z wytyczeniem numeru i danych dzwoniącego. Jeśli nie potrafimy poradzić sobie z natłokiem zadań, możemy poprosić wirtualną asystentkę także o prowadzenie kalendarza spotkań. Dzięki temu rozwiązaniu nie tylko zyskamy porządek w dokumentach, lecz także będziemy mogli lepiej zaplanować swój dzień, tak by móc poświęcić czas rodzinie czy ulubionemu zajęciu. Wirtualna sekretarka przypomni nam również o nadchodzących ważnych spotkaniach i konferencjach, zwalniając nas z obowiązku ciągłego monitorowania swoich przyszłych zadań. 

Siedziba firmy w dużym mieście

Wirtualne biuro może przydać się także wtedy, gdy nasze faktyczne miejsce pobytu zupełnie nie odpowiada miejscu zameldowania. Jeśli nie chcemy lub nie możemy zmienić adresu zameldowania, dobrym rozwiązaniem może okazać się wynajęcie wirtualnego sekretariatu. Dzięki temu rozwiązaniu możemy uzyskać wirtualny adres siedziby firmy w mieście, w którym mieszkamy na co dzień. Możemy przekierować tam również firmową korespondencję – będziemy mieć do niej łatwy dostęp bez względu na ewentualne przeprowadzki. 

Wirtualna sekretarka to doskonały sposób na ograniczenie wydanych środków, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej jakości obsługi. Z pomocą wirtualnego biura możemy zadbać między innymi o profesjonalne odbieranie i wykonywanie połączeń w naszym imieniu. Świetnie wyszkolona kadra, udzielająca szczegółowych informacji naszym klientom i partnerom biznesowych, będzie dla naszej firmy najlepszą wizytówką. Wirtualna asystentka poprowadzi także nasz kalendarz, a także przypomni o ważnych spotkaniach czy szkoleniach. W razie nagłej, nieoczekiwanej sytuacji przekieruje wszystkie telefony na nasz numer bądź odwoła spotkanie w naszym imieniu. Co więcej, da nam szansę uporządkować dokumenty i zająć się innymi zadaniami, przesyłając nam na e-mail sprawozdania pod koniec każdego dnia. Wirtualne biuro to także szansa dla tych, którzy borykają się z problemami ustalenia siedziby firmy. Za niewielką opłatą możemy stworzyć wirtualny adres przedsiębiorstwa, na który przekierujemy urzędową i biznesową korespondencję. Profesjonalne wirtualne biuro to świetny wybór dla mniejszych firm – pomoże nam w prowadzeniu działalności, a dodatkowo zwiększy prestiż firmy w świadomości konsumentów.