Chcesz pracować jako sekretarka lub sekretarz? Musisz wiedzieć, że to praca, która wymaga wielu umiejętności, m.in. zdolności planowania czasu czy wykonywania kilku rzeczy jednocześnie. Dowiedz się, z czym konkretnie wiąże się ta profesja i zobacz, czego potrzebujesz do tego, by móc realizować się w tym zawodzie. Zapraszamy do lektury na temat tego, jakie umiejętności są niezbędne w pracy sekretarki.
Spis Treści
Multitasking – czyli zdolność wykonywania kilku rzeczy jednocześnie
Często „multitasking” określany jest umiejętnością wykonywania wielu rzeczy w tym samym czasie. Nie chodzi tu jednak tylko o to, że w trakcie rozmowy przez telefon zdążysz zrobić jeszcze kawę, ale raczej o umiejętność realizowania kilku projektów jednocześnie. Dobra sekretarka czy też dobry sekretarz ma dobrze opanowany multitasking.
Dzięki temu, że potrafi skupić się na wielu sprawach i pamiętać o różnorodnych, czasem zupełnie niepowiązanych ze sobą rzeczach, firma może odnosić duże korzyści z zatrudnienia takiej osoby. Jest to dość trudna umiejętność i nie każdy jest w stanie działać w taki sposób. Dlatego tym bardziej docenia się osoby, które radzą sobie z różnymi wyzwaniami w jednym czasie.
Dowiedz się więcej: Workation – praca i wakacje w jednym
Odporność na stres
Czy jesteś w stanie poradzić sobie z sytuacją, kiedy szef wymaga od Ciebie pracy pod presją czasu albo, gdy masz obsługiwać ważnych kontrahentów? Niektórym osobom mogłyby zatrząść się ręce, ale jeżeli do nich nie należysz, jak najbardziej sprawdzić się w pracy sekretarki/sekretarza.
Dzięki zdolności radzenia sobie ze stresem niezależnie od okoliczności zewnętrznych, wypadniesz dobrze w kontakcie z każdym klientem, również tym kluczowym dla dalszego rozwoju firmy.
Komunikatywność – czyli jakie umiejętności są niezbędne w pracy sekretarki
Sekretarka czy sekretarz powinni być osobami komunikatywnymi. Na tym stanowisku musisz umieć nie tylko dogadać się z każdym klientem czy osobą zaproszoną do biura, ale również ze współpracownikami. To do sekretarki w pierwszej kolejności zgładzają się pracownicy z różnorodnymi prośbami. To ją informują o wszelkich zmianach czy spotkaniach. Musisz o tym wszystkim pamiętać, a także umieć pogodzić różne interesy. Komunikatywność jest jedną z najważniejszych umiejętności w dzisiejszym biznesie. Warto z niej korzystać, by osiągać swoje cele zawodowe.
Znajomość języków obcych
W dzisiejszych czasach coraz więcej firm współpracuje z podmiotami zagranicznymi. Z tego względu cenioną umiejętnością jest znajomość języków obcych. Obecnie nie chodzi już tylko o to, by dobrze znać język angielski, język niemiecki czy język rosyjski. Równie istotna jest znajomość bardziej egzotycznych języków, np. języka chińskiego, języka japońskiego, języka norweskiego czy też języka fińskiego. Sprawdź, jakie oczekiwania mają pracodawcy poszukujący sekretarek i spróbuj wybrać naukę takiego języka, który będzie przydatny w codziennych obowiązkach. Jeżeli masz trudność z nauką języków obcych, zadbaj o to, by poszukać pracy w miejscu, gdzie ta umiejętność nie jest wymagana.
Elegancka aparycja
Reprezentatywny wygląd jest bardzo istotny w pracy sekretarki. Niektórzy z nas nie dostrzegają możliwości, jakie daje ich aparycja. Trzeba jednak pamiętać, że jest to niezwykle ważne, by umieć się dobrze zaprezentować. Elegancko wyglądająca sekretarka czy dobrze wyglądający sekretarz to prawdziwa wizytówka firmy. Należy więc pamiętać o tym, by do pracy w takich miejscach ubierać się elegancko i schludnie. W ten sposób można zapunktować zarówno w oczach przełożonych, jak i współpracowników i klientów.
Umiejętność obsługi programów komputerowych i telefonu
Każda sekretarka powinna być zaznajomiona z tego rodzaju urządzeniami. Musi umieć sobie poradzić z ich obsługą oraz zatroszczyć się o to, by na bieżąco obsługiwać e-maila firmowego oraz telefon służbowy. To umiejętność, którą można nabyć w toku pracy, choć w dzisiejszych czasach obsługa telefonu czy komputera nie powinna sprawiać nikomu większych trudności.
Wiesz już, jakie umiejętności są niezbędne w pracy sekretarki. Czy do tej listy dodałbyś lub dodałabyś jeszcze inne punkty?
Czytaj także: Praca dla osób po studiach humanistycznych
