W 2018 roku rozporządzenie RODO zrewolucjonizowało wszelkie przepisy dotyczące właściwej ochrony danych osobowych. Wprowadziło nowe restrykcje, usunęło wiele niepotrzebnych punktów, a także przebudowało istniejące już zasady mówiące o przetwarzaniu informacji nt. osób fizycznych. Próba dostosowania się do wspomnianych reguł przysporzyła wtedy przedsiębiorcom nieco kłopotów, ponieważ konieczna była całkowita zmiana podejścia do zbierania, przechowywania, niszczenia oraz wielu innych działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych.
Obecnie kwestia ta nie budzi już takiej paniki jak wcześniej, jednak małe, dopiero co powstające firmy wciąż mogą obawiać się RODO. Jakie dokumenty warto przygotować, aby prowadzić małą firmę w zgodzie z RODO? Jakie wzory warto pobrać?
Najważniejsze dokumenty RODO
Każdy przedsiębiorca doskonale wie, jak wymagającym i odpowiedzialnym zadaniem jest samodzielne kierowanie własną firmą. W związku z tym przeprowadzanie czynności związanych z obchodzeniem się z danymi osobowymi w zgodny z RODO sposób może spędzać sen z powiek. Warto zaznaczyć, że rozporządzenie nie wskazuje jasno, jakie środki należy obrać, by zarządzać danymi osobowymi w bezpieczny sposób. Katalog potrzebnych dokumentów jest uzależniony od charakterystyki firmy oraz sposobu jej działania. Przed przygotowaniem dokumentacji warto zatem przeanalizować przeprowadzane w danej firmie procesy.
Istnieje kilka dokumentów obowiązkowych, jednak całą resztę należy po prostu dostosować do rodzaju przechowywanych przez Twoją firmę danych. Do najważniejszych dokumentów, które należy przewidzieć w dokumentacji, zaliczyć można m.in. rejestr czynności przetwarzania, dokumenty ewidencyjne (np. ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych), a także wszelkie istotne procedury, w tym procedurę postępowania z dokumentami i zasobami w postaci cyfrowej.
Wzory dokumentów RODO
Każdemu małemu przedsiębiorcy z pomocą przychodzą gotowe wzory dokumentów, które z pewnością przyspieszą proces opracowywania zgodnej z RODO dokumentacji. Dzięki nim zaoszczędzisz czas, który byłby potrzebny na samodzielne sporządzenie wszelkich pism, ewidencji i rejestrów. Warto jednak skorzystać ze wzorów pochodzących z zaufanego źródła, które pozwolą uniknąć możliwych nieścisłości i niepotrzebnych kłopotów.
Wzory dostępne są w Internecie i można je pobrać zupełnie za darmo. Wśród wielu dostępnych dokumentów znajdziemy m.in. wzór ewidencji naruszeń, rejestr upoważnień wzór czy politykę haseł. Wystarczy jedynie pobrać je na swój dysk, a następnie uzupełniać zgodnie z przyjętym schematem – prosto, szybko i przyjemnie.
